EWQ Zone Oy (”EWQ Zone” tai ”me”) on sitoutunut suojaamaan ja huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679, ”Tietosuoja-asetus”) mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita EWQ Zone kerää sinusta, kun olet yhteydessä meihin yritysasiakkaan, toimittajan, yhteistyökumppanin tai mahdollisesti tulevan asiakkaan, toimittajan, yhteistyökumppanin päättäjänä, yhteishenkilönä tai edustajana tai kun vierailet kotisivuillamme.

Tällä tietosuojaselosteella EWQ Zone informoi sinua henkilötietojesi käsittelystä yllä mainituissa tilanteissa.

1. Rekisterinpitäjä

EWQ Zone Oy (EWQ Zone)

Y-tunnus: 1039419-7
Höyläämötie 11 A, 4.krs
00380 Helsinki

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Sanni Siilin
EWQ Zone Oy
00380 Helsinki
ewq@ewq.zone

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EWQ Zone käsittelee ja kerää henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

• asiakas-/toimittaja/-yhteistyösuhteen ja sopimussuhteen muodostamiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen,
• liiketoiminnan ja palveluiden suunnittelemiseen tuottamiseen ja kehittämiseen,
• palvelusta ja tuotteista tiedottamiseen, viestimiseen ja markkinoimiseen, sekä
• laskuttamiseen.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen oikeudellisena käsittelyperusteena on EWQ Zonen oikeutettu etu silloin, kun käsittely liittyy asiakas-/toimittaja-/yhteistyösuhteiden muodostamiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen (mukaan lukien sopimusten tekemiseen edustamasi organisaatioiden kanssa ja tehdyn sopimuksen hallinnointiin), palvelun tuottamiseen ja kehittämiseen, sekä asiakas-/toimittaja-/yhteistyösuhteeseen liittyvään tiedottamiseen, viestimiseen, markkinointiin ja laskuttamiseen.

Joissakin tapauksissa voimme myös käsitellä henkilötietojasi sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa olet osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi.

EWQ Zone käsittelee henkilötietoja myös suostumuksesi perusteella markkinointia varten sekä mahdollisesti evästeiden kautta, riippuen siitä, millaiselle evästeiden käytölle olet antanut suostumuksesi. Evästeselosteemme löytyyy täältä.

4. Rekisterin tietosisältö

• etu- ja sukunimi
• yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• edustamasi yrityksen nimi ja yhteystiedot
• asema edustamassasi yrityksessä
• markkinointiluvat ja -kiellot
• markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot (esimerkiksi rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet)
• maksuja koskevia tietoja kuten maksutapa, maksutapa, maksuajankohta, IP-osoite, tilinumero
• selaimesi EWQ Zonen palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, selain, selainversio, sivu, jolta olet siirtynyt sivuillemme)

5. Oikeutesi

Sinulla on Tietosuoja-asetuksen antamassa laajuudessa alla olevat oikeudet. Näiden oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen ewq@ewq.zone.

• Tarkastusoikeus: Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Jos sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheelliset tai puutteelliset, voit aina pyytää meitä oikaisemaan tallentamamme tiedot.
• Vastustamisoikeus: Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyn, mikäli käsittely perustuu EWQ Zonen oikeutettuun etuun.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Voit tietyissä tilanteissa vaatia, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan. Esimerkiksi jos käsitellyt henkilötiedot mielestäsi eivät ole oikein, käsittely on lainvastaista tai EWQ Zone ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin mutta tarvitset niitä itse oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, sinulla on oikeus vaatia, että EWQ Zone rajoittaa henkilötietojesi käsittelyn.
• Suoramarkkinointikielto: Sinulla on oikeus kieltää tietojesi käyttäminen suoramarkkinointiin.
• Poisto-oikeus: Sinulla on oikeus pyytää tietojen poistamista. Tällainen tilanne voi olla käsillä esimerkiksi, jos tietojen käsittely ei enää ole tarpeen niihin tarkoituksiin joita varten EWQ Zone niitä keräsi. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että EWQ Zonella voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa (ks. kohta 9 ”Henkilötietojen säilytysajat” alla).
• Suostumuksen peruuttaminen: Jos henkilötietojesi käsittely perustuu ainoastaan antamaasi suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai vastaavaan suhteeseen, voit koska tahansa peruuttaa antamasi suostumuksen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta käsittelemiemme henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Puhelinnumero: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Lisätietoja: www.tietosuoja.fi

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti sinulta itseltäsi puhelimitse, verkossa, edustamasi yrityksen verkkosivuilta, tapaamisissa tai muun asioinnin sekä sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimussuhteen tai muun yhteistyösuhteen aikana.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä kuten esimerkiksi yritysten verkkosivuilta ja kaupparekisteristä.

7. Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset

Voidaksemme toimittaa palvelua sinulle parhaalla mahdollisella tavalla, saatamme luovuttaa tietoja yhteistyökumppaneillemme, jotka käsittelevät tietojasi ainoastaan palvelun toimittamisen vaatimissa rajoissa. Nämä yhteistyökumppanit ovat Tietosuoja-asetuksen mukaisia henkilötietojen käsittelijöitä, joiden kanssa meillä on voimassa Tietosuoja-asetuksen mukaiset käsittelysopimukset.

EWQ Zone käyttää seuraavien palvelujen osalta henkilötietojen käsittelyyn palveluntarjoajia:

• Paytrail
• CRM-Service Oy
• Visma Software Oy
• Fellowmind
• Procountor
• Sivustamo
• Teamtailor
• DB Schenker
• DHL
• TNT Fedex
• HRX Oy
• Leadoo
• Trustmary
• Samsung

EWQ Zone voi myös luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille.

8. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

EWQ Zone ei pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja Euroopan Unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

Jos henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tai tietojen käsittelyn tekninen toteuttaminen näin vaatii, henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA alueen ulkopuolelle. Tällöin EWQ Zone noudattaa siirrossa Tietosuoja-asetuksen vaatimuksia ja ensisijaisena siirtomekanismina EWQ Zone käyttää Euroopan komission kulloinkin voimassa olevia vakiosopimuslausekkeita, jos kolmannella vastaanottajamaalla ei ole EU-komission vahvistamaa päätöstä tietosuojan riittävästä tasosta.

EWQ Zonen käyttämät henkilötietojen käsittelijät ovat myös tietojenkäsittelysopimuksin sitoutuneet käyttämään ensisijaisena siirtomekanismina EU-komission vahvistamia mallisopimuslausekkeita, jos henkilötietoja siirretään EU/ETA alueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin sinun ja EWQ Zonen suhde on aktiivinen ja henkilötietojesi käsittely on tarpeen tämän selosteen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi ottaen huomioon laista (kuten esim. kirjanpitolaista) noudatettavaksi tulevat säilytysajat.

Sopimukseen perustuvia, kuten asiakas-/toimittaja/yhteistyösuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään ko. suhteen keston ajan. Säilytämme tietojasi tämän jälkeen vielä kolme vuotta sen tilikauden päättymisestä, jona suhde päättyi mahdollisten oikeusvaateiden varalta.  EWQ Zone voi käyttää henkilötietojasi vielä vuoden. ko. suhteen päättymisestä markkinointitarkoitusiin. Tämän jälkeen katsomme, että suhteesi EWQ Zoneen on muuttunut passiiviseksi.

Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot (kohdistetut markkinointitoimenpiteet, EWQ Zonen markkinointitilaisuuksiin osallistuminen) säilytämme kolme vuotta sen tilikauden päättymisestä jona suhde EWQ Zoneen päättyi tai jos suhdetta ei ole, kolme vuotta sen tilikauden päättymisestä jona viimeinen markkinointitoimi suoritettu.

Suostumuksen peruttamisen jälkeen EWQ Zone ei enää käsittele henkilötietoja suostumusta koskeviin käsittelytarkoituksiin. EWQ Zonen markkinointilistalta pääset poistumaan itse jokaisessa EWQ Zonen lähettämässä markkinointisähköpostissa olevan linkin kautta.

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Rekisteriin pääsy on ainoastaan EWQ Zonen työntekijöillä, joiden työtehtävät edellyttävät rekisterissä olevien tietojen käsittelyä. Työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Säilytämme tietojasi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

12. Henkilötietojen antamatta jättämisen seuraukset

Jos et toimita EWQ Zonelle kaikkia pyydettyjä henkilötietoja EWQ Zone ei välttämättä pysty muodostamaan, hoitamaan ja kehittämään asiakas-/toimittaja-/yhteistyösuhdetta sinun tai edustamasi oikeushenkilön kanssa tai viestimään palveluistaan.

13. Muutokset selosteeseen

EWQ Zone pidättää oikeuden muuttaa ja päivittää tätä selostetta. Ajantasainen versio selosteesta on aina EWQ Zonen verkkosivulla. Suosittelemme, että tutustut tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

14. Käyttäjäseuranta

Käytämme Leadoon käyttäjänseurantaa seurataksemme, miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme ja yhdistämme tämän datan käyttäjän tietoihin, joita kerätään esim. chat-interaktioiden kautta. Leadoo käyttää etag-seurantaa, joka teknisesti eroaa keksipohjaisesta seurannasta, mutta johon pätee samat lainalaisuudet kuin evästeisiin. Tarkista Leadoo Marketing Technologies Oyn tietosuojakäytäntö (https://leadoo.com/privacy-policy/) tietääksesi enemmän, mitä järjestelmässä seurataan. GDPR mielessä me toimimme kontrollerina ja Leadoo datan prosessorina. Mikäli et halua, että sinua seurataan, voit tyhjentää selaimesi välimuistin. Lisätietoja siitä miten Leadoo toimii tarkista https://leadoo.com/privacy-policy-processor/.