EWQ Zone Oy (”EWQ Zone” eller ”vi”) förbinder sig att skydda och säkerställa konfidentialitet och dataskydd för personuppgifter som EWQ Zone behandlar i enlighet med dataskyddsförordningen (EU 2016/679, ”Dataskyddsförordningen”).

Denna personuppgiftspolicy gäller för sådana personuppgifter som EWQ Zone samlar in om dig när du kontaktar oss som beslutsfattare, kontaktperson eller representant för företagskund, leverantör, partner eller potentiell framtida sådan eller när du besöker vår webbplats.

I denna personuppgiftspolicy informerar EWQ Zone dig om behandlingen av dina personuppgifter i de situationer som nämns ovan.

Personuppgiftsansvarig

EWQ Zone Oy (”EWQ Zone”)
FO-nummer: 1039419-7
Adress: Hyvlervivägen 11 A, 4.vån
00380 Helsingfors

Kontaktinformation för ärenden som gäller detta register:
Sanni Siilin
EWQ Zone Oy
00380 Helsingfors
ewq@ewq.zone

Ändamålen med behandlingen av personuppgifter

EWQ Zone behandlar och samlar personuppgifter för följande ändamål:

• upprätta, hantera och utveckla kund/leverantör/partner- och avtalsrelation,
• utveckling och planering av affärsverksamhet och tjänster
• tillhandahållande av tjänster och produkter ,
• informering, kommunikation och marknadsföring av tjänster och produkter, samt
• fakturering.

Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är EWQ Zones berättigade intresse när behandlingen hänför sig till upprättandet, hanteringen och utvecklandet av kund-/leverantörs-/partnerrelationer (inklusive ingåendet av avtal med organisationen du representerar samt hantering av avtalet i fråga), tillhandahållandet och utveckling av tjänster samt informering, kommunikation, marknadsföring och fakturering i samband med kund-/leverantör-/partnerrelationer.

I vissa fall kan vi också behandla dina personuppgifter för att fullgöra ett sådant avtal som du är part i eller för att vidta åtgärder på begäran av dig före ett sådant avtal ingås.

EWQ Zone behandlar även personuppgifter med ditt samtycke i marknadsföringssyfte och eventuellt genom cookies (kakor) beroende på hur du samtyckt till att vi använder cookies. Vår cookiepolicy finns här.

Personuppgifter som finns i registret

• för- och efternamn
• kontaktinformation (telefonnummer, e-postadress)
• namn och kontaktinformation för företaget du representerar
• position/befattning du har i företaget du representerar
• marknadsföringstillstånd och förbud
• information som hänför sig till marknadsföring och säljfrämjande åtgärder (t.ex. marknadsföringsåtgärd riktad till dig)
• information om betalningar såsom betalningssätt, betalningstidpunkt, IP-adress, kontonummer
• teknisk information som skickas av din webbläsare till företagets server (t.ex. IP-adress, webbläsare, webbläsarversion, sidan från vilken du besökte vår webbplats)

Dina rättigheter

I den mån som Dataskyddsförordningen tillåter har du följande rättigheter. Begäran om att utöva dessa rättigheter skall göras till ewq@ewq.zone.

• Rätt till tillgång till dina uppgifter: Du har rätt att granska de personuppgifter vi lagrat om dig.
• Rätt att få personuppgifter rättade: Om du upplever att den information vi lagrat om dig är felaktig eller ofullständig kan du alltid be oss korrigera sådan information.
• Rätt att göra invändningar: Du har rätt att göra en invändning mot sådan behandling av dina personuppgifter som är baserad på EWQ Zones berättigade intresse. Vi kan dock fortsätta behandla dina personuppgifter till exempel om det konstateras att vi har ett tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen. Du kan alltid göra en invändning mot direktmarknadsföring.
• Rätt till begränsning av behandling: I vissa situationer kan du begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Om du till exempel anser att de personuppgifter som behandlas är felaktiga, behandlingen är olaglig eller att EWQ Zone inte längre behöver dina personuppgifter för de behandlingsändamål de samlats in för har du rätt att begära att EWQ Zone begränsar behandlingen av dina personuppgifter om du behöver dem för att göra, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk.
• Förbud mot direktmarknadsföring: Du har rätt att förbjuda användningen av dina personuppgifter för direktmarknadsföring.
• Rätt till radering: Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter. Detta kan till exempel vara fallet om behandlingen inte längre är nödvändig för de ändamål för vilka den samlades in av EWQ Zone. Vi kommer att behandla din begäran om radering varefter vi antingen raderar dina personuppgifter eller ger en motiverad orsak till varför uppgifterna inte kan raderas. Det bör noteras att EWQ Zone kan ha en lagstadgad eller annan rätt att låta bli att radera den begärda informationen (se avsnitt 9 ”lagringsperioder för personuppgifter” nedan).
• Återkallande av samtycke: I de fall vi behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till sådan behandling. Återkallande av samtycke påverkar inte lagenligheten av behandlingen av personuppgifter som vi behandlat innan återkallelsen.
• Rätt att inge klagomål: Du har rätt att inge klagomål till dataombudsmannen om du anser att vi bryter mot gällande dataskyddslagar vid behandling av personuppgifter

Kontaktuppgifter för dataombudsmannen:
Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Telefonväxel: 029 566 6700
Epost: tietosuoja@om.fi

Tilläggsinformation om dataombudsmannens byrå finns här: www.tietosuoja.fi

Huvudsakliga källor för personuppgifter

Personuppgifter erhålls regelmässigt från dig via telefon, online, från webbplatsen för det företag du representerar, vid möten eller vid hantering av andra ärenden med dig  och i samband med ingående av avtal och under ett avtals- eller annat samarbetsförhållande med dig.

Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras från allmänt tillgängliga informationskällor såsom webbplatser för företag och från handelsregistret.

Regelmässig överföring av personuppgifter

För att kunna tillhandahålla tjänster åt dig på bästa möjliga sätt kan vi komma att överföra personuppgifter till våra samarbetspartners som endast behandlar dina personuppgifter i den utsträckning som krävs för att tillhandahålla tjänsten. Dessa partners är personuppgiftsbiträden med vilka vi har ingått databehandlingsavtal i enlighet med Dataskyddsförordningen.

För tillhandahållandet av följande tjänster använder sig EWQ Zone av samarbetspartners:

• Paytrail
• CRM-Service Oy
• Visma Software Oy
• Fellowmind
• Procountor
• Sivustamo Oy
• Teamtailor
• DB Schenker
• DHL
• TNT Fedex
• HRX Oy
• Leadoo
• Trustmary
• Samsung
• Suomen Digimarkkinointi Oy

EWQ Zone kan också komma att lämna ut personuppgifter till exempelvis myndigheter i den utsträckning det är tillåtet och krävs enligt gällande lag.

Överföring av personuppgifter utanför EU/EES -området

I regel överför EWQ Zone inte personuppgifter utanför den Europeiska Unionen (EU) eller det Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet (EES).

Om syftet med behandlingen av personuppgifter eller det tekniska genomförandet av behandlingen så kräver kan personuppgifter komma att överföras utanför EU och EES -området. I detta fall kommer EWQ Zone att följa Dataskyddsförordningens krav och använda EU kommissionens befintliga standardavtalsklausuler som den primära överföringsmekanismen om destinationstredjelandet inte omfattas av ett beslut om adekvat skyddsnivå av personuppgifter som bekräftats av EU-kommissionen.

Personuppgiftsbiträden som EWQ Zone använder har också åtagit sig genom databehandlingsavtal att använda de standardavtalsklausuler som fastställts av kommissionen som den primära överföringsmekanismen om personuppgifter överförs utanför EU/EES -området.

Lagringstid av personuppgifter

Personuppgifter behandlas i huvudsak så länge som relationen mellan dig och EWQ Zone är aktiv och behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för de ändamål som beskrivits i denna personuppgiftspolicy. Skilda lagringstider kan dock tillämpas om så föreskrivs i tvingande och tillämplig lag (så som t.ex. bokföringslagen).

Personuppgifter som EWQ Zone behandlar på grundval av en avtalsrelation med en  kund/leverantör/samarbetspartner lagras så länge som avtalsförhållandet är i kraft samt tre år från utgången av det räkenskapsår då förhållandet upphörde för det fall att rättsliga anspråk skulle göras mot EWQ Zone.

EWQ Zone kan använda dina personuppgifter i marknadsföringssyfte i ytterligare ett år från utgången av det räkenskapsår då förhållandet med dig upphört. Vi anser då att din relation med EWQ Zone har blivit passiv.

Vi lagrar information som hänför sig till marknadsföring och säljfrämjande åtgärder (mot dig riktade marknadsföringsåtgärder, deltagande i EWQ Zones marknadsföringsevenemang) i tre år från utgången av det räkenskapsår då din relation med EWQ Zone upphörde eller, i avsaknad av en relation, i tre år från slutet av det räkenskapsår då marknadsföringsåtgärden vidtagits.

Efter ett samtycke återkallats behandlar EWQ Zone inte längre personuppgifter för sådana ändamål för vilka samtycke krävs. Du kan avregistrera dig från EWQ Zones marknadsföringslista via länken i varje marknadsföringsepost som skickas av EWQ Zone.

Automatiserat beslutsfattande och profilering

Vi använder inte personuppgifter för automatiskt beslutsfattande eller profilering.

Säkerhetsåtgärder för vårt register

De uppgifter som finns i registret och som behandlas elektroniskt är skyddade av brandväggar, lösenord och andra allmänt (inom informationssäkerhetsbranschen) vedertagna tekniska medel. Endast sådana anställda hos EWQ Zone vars uppgifter kräver att personuppgifter i registret behandlas har tillgång till registret. Anställda är bundna av tystnadsplikt. Vi lagrar dina personuppgifter i enlighet med vid var tillfälle tillämplig lag och endast så länge som detta är nödvändigt för att uppfylla de syften och ändamål som beskrivs i denna personuppgiftspolicy.

Följderna av att inte tillhandahålla personuppgifter

Om du inte tillhandahåller EWQ Zone med alla personuppgifter som EWQ Zone kräver kan det hända att EWQ Zone inte kan upprätta, hantera och utveckla en kund/leverantör/samarbetsrelation med dig eller med organisationen du representerar eller kommunicera om sina tjänster till dig.

Ändringar till personuppgiftspolicyn

EWQ Zone förbehåller sig rätten att ändra och uppdatera denna policy. Den senaste uppdaterade versionen finns alltid tillgänglig på EWQ Zones nätsida. Vi rekommenderar att du bekantar dig med innehållet i denna personuppgiftspolicy regelbundet.

I den mån det finns några avvikelser mellan den svenska versionen av personuppgiftspolicyn och den finska ska den finska versionen att ha företräde.

Användarspårning

Vi använder oss av Leadoos användarspårning för att följa med hur våra användare rör sig på våra webbsidor samt kombinerar detta data med användarinformation som bl.a. samlas upp via chat interaktioner. Leadoo använder sig av etag spårning som tekniskt skiljer sig från cookie spårning men som omfattas av samma lagstiftning. Läs närmare om Leadoo Marketing Technologies Ltd’s integritetspolicy (https://leadoo.com/privacy-policy/) för mer information om vilken information sparas och vad dina rättigheter är. Leadoo fungerar som Processor och vi själva som Controller i GDPR termer. Du kan avsluta spårningen genom att tömma din webbläsares cache. För mer information om Leadoo’s GDPR policy, kolla in https://leadoo.com/privacy-policy-processor/